CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Kính gửi: Các đơn vị, tổ chức thuộc sở

Căn cứ Luật lưu trữ Quốc gia số 01/2011/QH13 được Quốc Hội nước Cộng hòa xã  hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Để thực hiện tốt việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong lưu trữ của cơ quan theo đúng quy định, Sở Xây dựng hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc như sau:

I. Hướng dẫn chung.

1. Giải thích từ ngữ.

- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan. Hồ sơ loại này không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên ...)

- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng.

 Cán bộ, công chức viên chức làm việc tại các đơn vị, tổ chức thuộc sở Xây dựng được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

II. Phương pháp, nội dung lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

1. Phương pháp lập hồ sơ.

- Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ tài liệu được duyệt ( Danh mục hồ sơ năm 2012 được ban hành kèm theo Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2012 của Sở Xây dựng Bắc Kạn).

- Dựa vào danh mục hồ sơ các đơn vị, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, trong quá trình giải quyết công việc lần lượt đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ sơ vào bìa hồ sơ, sau khi công việc kết thúc, hoàn thiện hồ sơ như sắp xếp văn bản, biên mục hồ sơ … theo nội dung hướng dẫn sau.

2. Nội dung lập hồ sơ.

a) Viết bìa hồ sơ.

Ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản theo bản danh mục hồ sơ được duyệt (theo mẫu bìa in sẵn).

b) Thu thập, cập nhật văn bản.

- Văn bản nguồn có thể là “văn bản đến” hoặc là văn bản đề xuất;

- Dự thảo văn bản trả lời;

- Các ý kiến đóng góp (nếu có);

- Bản gốc văn bản;

- Bản chính văn bản đi;

- Một số tư liệu tham khảo để giải quyết công việc …

c) Kết thúc hồ sơ.

- Kết thúc hồ sơ khi công việc đã được giải quyết xong, mỗi cán bộ, công chức phải xem xét nếu còn thiếu công văn, giấy tờ thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ và loại ra những văn bản trùng thông tin, những văn bản hết giá trị, những tài liệu không cần thiết (bản nháp, bản thảo, giấy mời).

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

+ Đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản: Sắp xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản.

+ Đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, hồ sơ công việc: sắp xếp theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo, theo trình tự theo dõi giải quyết công việc.

+ Đối với những  hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả: Sắp xếp theo tầm quan của tác giả hoặc theo vần ABC…

- Nếu hồ sơ có ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình đi kèm thì cho vào phong bì và được sắp xếp vào cuối hồ sơ, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc tra tìm;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Biên mục hồ sơ:

+ Đánh số tờ;

+ Viết mục lục văn bản;

+ Viết chứng từ kết thúc.

* Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bản quản dài hạn (từ 20 năm trở lên) để quản lý văn bản và tra tìm tài liệu.

* Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc vì công việc chưa giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.

3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ.

- Các văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

III. Giao nộp hồ sơ tài liệu

1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu.

- Tài liệu hành chính: Sau thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

- Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

2. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân.

- Cán bộ công chức, viên chức những người làm việc có liên quan đến văn bản phải lập hồ sơ công việc.

- Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được sự đồng ý của Giám đốc Sở nhưng thời gian giữ lại không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan phải là hồ sơ, nếu chưa là hồ sơ thì công chức, viên chức giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm cùng lưu trữ cơ quan lập hồ sơ về phần tài liệu mình giao nộp.

- Cán bộ công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

3. Thủ tục giao nộp.

Khi giao nộp hồ sơ phải lập hai bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị  hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

IV. Tổ chức thực hiện

- Giám đốc Sở có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Cán bộ Văn thư lưu trữ cơ quan giúp Chánh văn phòng hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành trong cơ quan và thu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ khi đến hạn nộp lưu.

Trên đây là hướng dẫn lập hồ sơ công việc của Sở Xây dựng, trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các đơn vị, tổ chức phản ánh về Văn phòng Sở (qua bộ phận văn thư, lưu trữ) để cùng phối hợp giải quyết.